Politique de signature électronique

1. Identification. Chaque signataire signe depuis son propre compte nominatif, ouvert sur invitation de l’organisme à l’adresse e-mail que celui-ci a enregistrée pour lui. Les signataires sont le résident, le cas échéant son représentant légal, et le gestionnaire qui signe pour l’organisme. Ce compte est strictement personnel : il ne se partage pas. Un garant (caution) ne signe pas par ce procédé.

2. Nouvelle authentification. Au moment de signer, le service envoie un code à usage unique par e-mail, à l’adresse du compte du signataire. Ce code n’est jamais envoyé par SMS. Il est valable 10 minutes et ne sert qu’une fois. Le signataire dispose de 5 essais de saisie au plus. En saisissant ce code, il montre, au moment même de signer, qu’il a accès à l’adresse e-mail de son compte.

Ne communiquez jamais ce code, même à quelqu’un qui se présente comme votre résidence : seul le signataire le saisit, et Résid’Gestion ne vous le demande jamais. Si vous recevez un code sans avoir demandé à signer, ne le saisissez pas : quelqu’un utilise peut-être votre compte. Changez votre mot de passe, prévenez votre résidence et, si vous le souhaitez, écrivez à l’adresse de sécurité de Résid’Gestion : contact@residgestion.fr.

3. Consentement. Le signataire consulte le document entier. Il coche une case de consentement, jamais cochée d’avance, puis clique sur « Je signe ». Le document est établi en français, même si l’interface du service est traduite. Si vous ne souhaitez pas signer électroniquement, dites-le à votre résidence avant de signer.

4. Intégrité. Avant la première signature, le document est figé en PDF. Son empreinte numérique (SHA-256), calculée sur le fichier, est enregistrée. Les signatures sont ensuite enregistrées dans le dossier de preuve, sans modifier ce fichier. La moindre modification du fichier change son empreinte : elle peut donc être détectée. À chaque signature, puis avant l’envoi du document signé, le service recalcule cette empreinte et s’arrête si elle diffère. Le texte du document ne change plus. Toute modification oblige à créer un nouveau document et à recueillir de nouvelles signatures. Tant que toutes les parties n’ont pas signé, l’organisme ne peut pas modifier le document : il peut seulement l’annuler, en indiquant un motif. L’annulation est enregistrée.

5. Horodatage et ordre des signatures. Chaque étape est datée par l’horloge du serveur, en temps universel coordonné (UTC). L’heure de Paris a 1 heure d’avance sur l’UTC en hiver, et 2 heures en été. L’ordre dans lequel les parties signent est enregistré. Cet horodatage n’est pas un horodatage électronique qualifié au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014, dit « eIDAS ».

6. Résident mineur. Si le résident est mineur non émancipé à la date de son entrée, son représentant légal signe aussi le contrat et les états des lieux, depuis son propre compte nominatif. Le service refuse un circuit de signature sans lui.

Pour chaque document signé, le service constitue un dossier de preuve. Il sert à établir qui a signé, à quel moment, et que le document n’a pas changé depuis. Il comprend, pour chaque signataire :

• son compte, son rôle (résident, représentant légal d’un résident mineur ou gestionnaire de l’organisme) et son adresse e-mail ;
• la date et l’heure, en UTC, de chaque étape, notamment l’envoi du code, sa validation et la signature ;
• l’adresse IP de sa connexion et la description technique de son navigateur ;
• le texte de la case de consentement qu’il a cochée.

Il comprend aussi, pour le document :

• l’empreinte SHA-256 du PDF figé avant la première signature, qui reste celle du document signé ;
• l’ordre des signatures.

Le code lui-même ne figure jamais dans le dossier de preuve. Le dossier est enregistré avec le document signé, dans des conditions qui préservent leur intégrité : dans le service, ni l’un ni l’autre ne peut être modifié ni supprimé. Ils ne sont supprimés qu’à la fin de leur durée de conservation, ou après la fin du contrat d’abonnement de l’organisme (section « Conservation des preuves »).

Le dossier de preuve est tenu pour le compte de l’organisme, responsable du traitement. Résid’Gestion le traite comme sous-traitant, selon ses instructions.

Dès la dernière signature, le document signé est envoyé en PDF, joint à un e-mail, à chaque partie. Chaque signataire le reçoit à l’adresse de son compte, y compris le représentant légal d’un résident mineur.

Cet envoi donne à chaque partie un exemplaire sur support durable (article 1375 du code civil). Conservez cet e-mail et son PDF : ils restent en votre possession, même après la fin de votre accès au service. Ce PDF est le fichier figé avant la première signature : son empreinte est celle enregistrée dans le dossier de preuve.

Le document signé reste aussi disponible dans l’espace de chaque signataire pendant la durée de son accès. Pour un résident, l’accès prend fin 30 jours après son départ, sauf si un autre séjour est prévu. Ensuite, demandez une copie à votre résidence.

L’export des données de l’organisme contient chaque document signé, dans sa version figée, avec son empreinte et son dossier de preuve.

Un écrit électronique a la même force probante qu’un écrit sur papier, à condition que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (article 1366 du code civil).

Une signature électronique consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache (article 1367 du code civil).

Une signature électronique ne peut être privée d’effet juridique ni écartée comme preuve en justice au seul motif qu’elle se présente sous forme électronique ou qu’elle n’est pas qualifiée (article 25 du règlement eIDAS).

Le procédé décrit dans cette politique est une signature électronique simple : ce n’est ni une signature avancée ni une signature qualifiée au sens du règlement eIDAS. Sa fiabilité n’est donc pas présumée : la loi réserve cette présomption à la signature électronique qualifiée (article 1367 du code civil et article 1er du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique).

En cas de contestation, c’est à la partie qui se prévaut du document d’établir que le procédé est fiable. En pratique, c’est le plus souvent l’organisme. Le dossier de preuve sert à le faire. Si l’organisme se prévaut d’un document dont vous contestez la signature, vous n’avez pas à prouver un défaut du procédé.

Les enregistrements du service ne créent aucune présomption contre vous : vous pouvez les contester et apporter la preuve contraire par tout moyen.

Résid’Gestion n’est pas partie aux documents signés. Leur contenu et leur valeur relèvent de la relation entre l’organisme et le résident, et des clauses de chaque document.

Le dossier de preuve est conservé avec le document signé, aussi longtemps que lui, puis supprimé en même temps. Il n’est pas rangé dans le journal des opérations et ne suit pas sa durée de conservation de 12 mois.

La durée court à partir de la fin du contrat et du solde du compte. Elle dépend du type de contrat :

• location vide ou meublée de la résidence principale, soumise à la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, y compris le bail mobilité : 3 ans par défaut, durée de la prescription des actions nées du bail (article 7-1 de cette loi) ; l’organisme peut la porter à 5 ans au plus ;
• autres contrats, par exemple un contrat de résidence en logement-foyer, une convention d’occupation, un logement de fonction ou une location à un travailleur saisonnier : 5 ans, durée de la prescription de droit commun (article 2224 du code civil).

La suppression est reportée tant qu’une somme reste due, jusqu’à son paiement ou sa prescription. Elle l’est aussi tant que le dépôt de garantie n’est pas restitué, ou que l’organisme a gelé le dossier en raison d’un litige.

Si le contrat d’abonnement de l’organisme prend fin avant ce terme, l’organisme récupère les documents signés et leurs dossiers de preuve dans l’export de ses données, puis en assure lui-même la conservation. Résid’Gestion supprime ensuite ces données dans les délais prévus par ce contrat. L’exemplaire que vous avez reçu par e-mail reste en votre possession.

Si vous contestez une signature ou le contenu d’un document signé, adressez-vous à l’organisme : il est partie à l’acte. Résid’Gestion fournit le procédé, mais n’est pas partie aux documents signés. Si vous pensez qu’un document a été signé en votre nom sans votre accord, prévenez aussi sans délai votre résidence et l’adresse de sécurité de Résid’Gestion indiquée plus haut.

Vous pouvez demander à l’organisme une copie du dossier de preuve d’un document que vous avez signé : le service lui permet de l’exporter en PDF lisible. Pour les données qui vous concernent, c’est aussi votre droit d’accès (article 15 du RGPD). Si vous adressez cette demande à Résid’Gestion, il la transmet à l’organisme sous 5 jours ouvrés. En cas de procès, le juge peut ordonner à l’organisme de produire ce dossier.

Pour un problème technique pendant la signature, par exemple un code qui n’arrive pas, vérifiez d’abord vos courriers indésirables, puis prévenez votre résidence. Pour signaler un dysfonctionnement du procédé de signature ou adresser une réclamation à Résid’Gestion, écrivez à son adresse de contact : contact@residgestion.fr. Une personne vous répond dans un délai de 30 jours. Résid’Gestion répond des dommages causés par un dysfonctionnement du procédé dont il est responsable, dans les conditions du droit commun.

Vous pouvez saisir le juge compétent. Pour un litige sur votre contrat ou votre état des lieux, l’organisme vous indique, le cas échéant, le médiateur de la consommation ou l’instance de conciliation dont il relève. Pour une location vide ou meublée soumise à la loi du 6 juillet 1989, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement de certains litiges, notamment sur l’état des lieux et le dépôt de garantie. Vous pouvez aussi recourir gratuitement à un conciliateur de justice. Selon la nature et le montant du litige, la loi peut exiger une tentative de règlement amiable, par exemple une conciliation ou une médiation, avant de saisir le juge.

Pour vos données personnelles contenues dans le dossier de preuve, exercez vos droits auprès de l’organisme, responsable du traitement. Si vous êtes résident, écrivez au contact indiqué dans sa note d’information. Tant que le document signé doit être conservé, l’organisme peut refuser d’effacer le dossier de preuve, qui sert à établir les droits de chaque partie (article 17, paragraphe 3, du RGPD). Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), sur www.cnil.fr.

En option, l’organisme peut recourir à une signature électronique avancée, fournie par un prestataire spécialisé. Cette option n’est pas activée par défaut. Si l’organisme l’utilise pour un document, vous en êtes informé avant de signer, et sa note d’information nomme ce prestataire. Le procédé, le dossier de preuve et sa conservation sont alors ceux du prestataire, décrits dans ses propres conditions. Cette politique ne décrit que la signature simple intégrée au service.